Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc là một trong những kỹ năng mềm không thể thiếu đối với cả cấp lãnh đạo và nhân viên. Không chỉ giúp công việc được tổ chức, sắp xếp khoa học, có mục tiêu và định hướng, kỹ năng lập kế hoạch có thể áp dụng cho nhiều tình huống trong đời sống.
Khái niệm kỹ năng lập kế hoạch & tổ chức công việc.
1. Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc là gì?
Lập kế hoạch: Là việc xác định mục tiêu cần đạt được, mục đích thực hiện của cá nhân, đội nhóm, tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định. Dựa trên kế hoạch này, người thực hiện có thể đề ra các phương pháp, chiến lược để đạt được mục tiêu một cách tối ưu nhất.
Lập kế hoạch được hiểu đơn giản chính là đưa ra định hướng, vạch ra một lộ trình cụ thể trong ngắn hạn hoặc dài hạn trước khi triển khai công việc. Lên kế hoạch còn có nghĩa là lựa chọn trước phương án hành động trong tương lai trên cơ sở đã xác định được phương pháp và mục tiêu.
>> Tham khảo: Teamwork là gì? Tại sao nói teamwork quan trọng với công việc?
Lập kế hoạch định hướng cho công việc.
Tổ chức công việc
Tổ chức công việc là quá trình phân bổ nguồn lực, chủ yếu là nguồn nhân lực để hoàn thành kế hoạch đề ra. Để triển khai kế hoạch thành công thì phải tổ chức tốt công việc nội bộ, triển khai kế hoạch một cách thống nhất giữa các bộ phận để đảm bảo công việc đi theo đúng lộ trình.
Như vậy, đối với mỗi doanh nghiệp nói chung và cá nhân nói riêng, kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc là kỹ năng không thể thiếu. Xây dựng kế hoạch và thực hiện một cách có mục tiêu, trình tự là điều kiện cần để hoàn thành tốt công việc.
2. Lợi ích của việc lập kế hoạch và tổ chức công việc
Việc lập kế hoạch và tổ chức công việc khoa học trước khi thực hiện sẽ mang lại những lợi ích sau:
2.1. Dễ dàng theo dõi, kiểm soát tiến độ công việc
Lập kế hoạch đã vạch ra lộ trình và hướng đi nên các thành viên và người quản lý sẽ dễ dàng nắm bắt công việc đang làm, tốc độ và tiến độ thực hiện. Từ đó việc kiểm soát công việc sẽ chặt chẽ, dễ dàng hơn.
>> Tham khảo: Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả không thể thiếu trong công việc.
2.2. Tối ưu nguồn lực
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc sẽ giúp doanh nghiệp, đội nhóm của doanh nghiệp phân bổ nguồn nhân lực hợp lý, phù hợp với từng vị trí. Việc sử dụng tối ưu nguồn nhân lực sẽ giúp tiết kiệm đáng kể chi phí, thời gian và góp phần nâng cao hiệu quả công việc.
2.3. Phát huy tối đa thế mạnh cá nhân
Việc lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực, phân chia công việc sẽ giúp bạn hiểu rõ thế mạnh của mình, đội nhóm sẽ nắm được tiềm năng của cá nhân. Việc giao việc phù hợp, đúng người, đúng vị trí sẽ giúp tổ chức đạt năng suất cao nhất, rút ngắn thời gian trong quá trình thực hiện mục tiêu.
2.4. Nâng cao tính đoàn kết, tương trợ trong công việc
Đối với môi trường làm việc tập thể, kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc sẽ giúp tăng sự đoàn kết, tương tác và tương trợ trong công việc. Nâng cao mối liên kết sẽ tăng cường sức mạnh tập thể, nâng cao hiệu quả công việc.
Kỹ năng lập kế hoạch giúp nâng cao tính đoàn kết.
2.5. Quản lý thời gian hiệu quả
Khi đã lập kế hoạch rõ ràng, chi tiết, bạn sẽ thực hiện công việc theo thứ tự ưu tiên và mức độ quan trọng, phân bổ thời gian hợp lý sẽ giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Đồng thời, lập kế hoạch giúp tập thể dễ dàng kiểm soát các đầu mục công việc.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
2.6. Cơ sở để đánh giá kết quả làm việc
Nhờ việc lập kế hoạch mà công việc của mỗi cá nhân và của toàn đội nhóm sẽ được cụ thể hóa. Đây là căn cứ quan trọng để đánh giá chất lượng làm việc của từng cá nhân và của tập thể để có thể điều chỉnh, tăng tốc kịp thời.
2.7. Cơ sở cho quản trị rủi ro
Trong quá trình lập kế hoạch, người lập kế hoạch sẽ dự bị những rủi ro có thể xảy ra. Vì vậy, trong khi thực hiện kế hoạch, những kế hoạch dự bị sẽ kịp thời phản ứng với những rủi ro để đảm bảo không gây gián đoạn công việc, giữ vững tiến độ và thực hiện đúng mục tiêu đề ra.
3. Phân loại kế hoạch
Tùy theo từng tiêu chí, kế hoạch được phân chia khác nhau.
Theo thời gian, kế hoạch gồm:
- Kế hoạch ngắn hạn: Dưới 1 năm.
- Kế hoạch trung hạn: 1-5 năm.
- Kế hoạch dài hạn: 5 năm trở lên.
Ví dụ về phân loại lập kế hoạch.
Theo mức độ cụ thể:
- Kế hoạch định hướng: Mang tính chỉ đạo chung, chưa xác định rõ ràng chi tiết từng mục tiêu.
- Kế hoạch cụ thể: Xác định rõ ràng mục tiêu chi tiết.
>> Có thể bạn quan tâm: Tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế theo quy định.
Theo cấp độ kế hoạch:
- Kế hoạch chiến lược.
- Kế hoạch tác nghiệp.
Trên đây là một số thông tin tổng quan về kỹ năng lập kế hoạch. Không những đóng vai trò quan trọng đối với công việc, lập kế hoạch sẽ giúp mỗi cá nhân hệ thống hóa nhiều vấn đề cần xử lý trong cuộc sống. Việc trang bị kỹ năng lập kế hoạch là điều không thể thiếu để đạt những mục tiêu đề ra.
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện tử CloudOffice, xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://cloudoffice.com.vn/
